Consultas de Actualización en Access

Se supone que si has llegado a este capítulo de el Tutorial, es porque ya sabes qué es una consulta y tienes conocimientos previos de Access. Las consultas de actualización y las de eliminación son un tipo de consulta avanzada que permiten eliminar registros o bien modificar automáticamente los valores de ciertos campos.

La forma de crear una consulta de estos tipos no es demasiado complicada (especialmente las consultas de eliminación), así que vamos a comenzar creando la siguiente tabla, sobre la que haremos ejemplos. El campo memoria debe ser de tipo numérico. Llama a la tabla ORDENADORES:

Vamos a suponer que poseemos una flamante tienda de ordenadores y que tenemos cuatro modelos a la venta. Cada uno con una configuración distinta (procesadores, memoria, etc.)

Supongamos ahora que, por exigencias del mercado, vamos a ampliar la memoria a 128 Mb, pero solo de aquellos modelos con procesador K7. Tenemos dos opciones:

Modificar en la tabla los valores nosotros mismos: Esta opción parece la más rápida cuando tenemos pocos registros (como en este caso)
Utilizar una consulta de actualización que haga los cambios automáticamente: Esta opción es la mejor cuando existen muchos registros

En nuestro caso deberíamos utilizar el primer método y cambiar los valores de los dos registros con procesador K7 a mano. Pero como esto es solo un ejemplo veamos como se haría utilizando una consulta de actualización:

Activa la hoja ‘consultas’ en la parte superior de la ventana de la base de datos
Pulsa el boton ‘nuevo’
Selecciona ‘vista diseño’ y pulsa el botón ‘aceptar’
Selecciona el nombre de la tabla ORDENADORES y pulsa el botón ‘agregar’
Pulsa el botón ‘cerrar’

Una vez añadida la tabla ORDENADORES a la consulta, Access creerá que estamos creando una consulta normal si no se lo avisamos. Para definir la consulta como de actualización :

Selecciona la opcion ‘consulta’ en la parte superior de la ventana de Access
Selecciona la opcion ‘consulta de actualizacion’. De esta forma Access ya sabe que vamos a crear una consulta de actualización
Ahora ve añadiendo los cinco campos en de la tabla haciendo doble clic sobre cada uno de ellos (modelo, procesador, memoria, tarjeta gráfica y precio, cada uno debe aparecer en una columna diferente de la consulta)
Como queremos cambiar la memoria solo a los ordenadores con procesador K7, tenemos que indicárselo a Access: En la fila ‘criterio’ de la columna del campo ‘procesador’ escribe ‘K7′ (sin las comillas)
Ahora falta decirle qué es lo que queremos cambiar en la tabla. Lo que queremos cambiar es que la memoria sea 128Mb, escribe ’128′ (sin las comillas) en la fila ‘actualizar a’ de la columna del campo ‘memoria’ (la casilla ‘actualizar a’ es la que le dice a Access qué es lo que queremos cambiar).
De esta forma le estamos diciendo a Access que queremos actualizar el valor del campo memoria a 128, pero solo de los que tengan el procesador K7 (el primer y último registro en este caso)
Pulsa el botón ‘vista’ (justo debajo de ‘archivo’)
Este botón solo nos va a servir para ver que efectivamente aparecen los ordenadores con procesador K7, pero fíjate que todavía siguen teniendo 64 de memoria
Vuelve a pulsar el botón ‘vista’
Ahora selecciona la opción ‘consulta’ en la parte superior de la ventana de Access
Selecciona ejecutar
Aparecerá un cuadro de diálogo advirtiendo que vas a realizar una modificación que afectará a dos registros (los dos K7). Cierra la ventana pulsando el boton ‘Si’
Vuelve a pulsar el botón ‘vista’
Si lo has hecho bien, aparecerán los dos registros pero el valor del campo ‘memoria’ será ahora 128

Como ves, crear una consulta de actualización es parecido a crear una consulta de selección normal. Aunque la cosa se puede complicar un poco :

Vuelve a pulsar el botón ‘vista’ para volver al diseño de la consulta
Borra los valores 128 y K7 de la consulta para crear otra nueva
Ahora vamos a suponer que, por exigencias del mercado, necesitamos bajar el precio de los ordenadores con procesador Pentium III en 5000
Escribe en la casilla ‘criterios’ de la columna del campo ‘procesador’ ‘Pentium III’ (escríbelo son comillas, y ten cuidado en escribirlo igual que lo tienes en la tabla, ya que no es lo mismo escribir un espacio entre la palabra Pentium y III que escribir dos espacios)

Como lo que queremos hacer es disminuir el precio en 5000 ¿escribimos 5000 en la columna de precio? Piénsalo bien, si escribimos 5000, estaremos aplicando ese precio al ordenador en lugar de restárselo. O sea, que el ordenador pasaría a valer 5000. Solucionar este problema se hace de la siguiente forma:

En la casilla ‘actualizar a’ de la columna del campo ‘precio’ haz clic una sola vez con el botón DERECHO del ratón
Selecciona ‘generar …’
Verás que aparece una nueva ventana. A la izquierda tienes un panel que dice tablas, consultas, formularios, informes, … Si haces un doble clic sobre ‘tablas’ verás que aparecen debajo todas las tablas que has creado en la base de datos que tienes abierta.
Entre ellas debe aparecer obviamente la tabla ORDENADORES que es con la que estamos trabajando. Selecciónala con el ratón
Fíjate que en el panel de al lado aparecen ahora los nombres de los campos de la tabla ORDENADORES. Entre ellos debe aparecer el campo ‘precio’ que es al que nos interesa restarle las 5000 pts.
Selecciona el campo ‘precio’ haciendo un doble clic sobre su nombre. Si lo haces bien, aparecerá en la casilla de arriba entre corchetes y precedido del nombre de la tabla (ordenadores). Esto es normal.
Ahora suelta el ratón escribe el signo de restar (-) y escribe 5000 (sin punto ni pesetas, solo 5000)
De esta forma, le estamos diciendo a Access que al campo precio le queremos restar 5000
Pulsa el botón Aceptar
Pulsa el botón ‘vista’, para comprobar que salen los registros que queremos (los Pentium III). Fíjate en su precio
Vuelve a pulsar el botón ‘vista’
Selecciona ‘consulta’ en la parte superior de la ventana de Access
Selecciona ejecutar
Verás un cuadro de diálogo avisándote de que vas a modificar dos registros (los Pentium III)
Pulsa el botón Si
Pulsa el botón ‘vista’ y comprueba que el precio ha sido reducido en 5000

Evidentemente, cada vez que selecciones ‘consulta’ y luego ‘ejecutar’ se restarán 5000 al precio. Si lo haces muchas veces, el precio quedará muy reducido al final

Cierra la consulta y dale el nombre ‘-5000′

Fíjate que ahora aparece en la ventana de la base de datos

Cada vez que hagas un doble clic sobre el nombre de esta consulta se restarán las 5000 pts. Esto quiere decir que puedes tener guardadas consultas de actualización para modificar periódicamente una tabla de tu base de datos. Simplemente haciendo un doble clic sobre ella

Prueba tu ahora a sumar 64 Mb de memoria a los ordenadores con tarjeta gráfica Asus