Consultas en Access

Las consultas en Access nos permiten ‘filtrar’ la información proveniente de una tabla. Por ejemplo, en el caso de trabajar con una tabla que contuviera una agenda telefónica, podríamos, mediante una consulta, hacer que aparecieran en pantalla solo los teléfonos de las personas que fueran de una determinada ciudad, o los que tuvieran unos apellidos determinados.

Podemos utilizar consultas tanto para campos numéricos como para campos de tipo texto. Para comprender mejor como funcionan las consultas, crea la siguiente tabla en Access (si no sabes cómo hacerlo, míralo en el capítulo 1 de este tutorial). Todos los campos son de tipo ‘texto’, ten en cuenta que, aunque el teléfono va a contener números, no vamos a realizar operaciones con ellos (no vamos a sumar los números de teléfono, por ejemplo), además, puede que queramos incluir guiones (-), paréntesis u otros signos dentro del número. Cuando guardes la tabla asígnale el nombre de ‘AGENDA’ (sin las comillas)

Nombre Apellidos Ciudad Teléfono
Antonio García Cádiz 8422597
Ana López Milán 7798542
Antonio Fernández Cádiz 2971102
Ana García Londres 0524457

Esta tabla contiene cuatro registros. Cada uno contiene los datos personales de algunas personas. Una vez que tengas creada la tabla y hayas introducido los cuatro registros cierra la tabla (pero no cierres la base de datos)

Para crear una consulta,

Primero debes activar el apartado de consultas en la ventana de la base de datos. Fíjate que en la parte superior aparece junto a ‘Tablas’, el apartado ‘Consultas’, haz clic sobre este apartado para crear la consulta
Haz clic sobre el botón ‘Nuevo’
Selecciona la opción Vista diseño y pulsa el botón aceptar
Aparecerá una nueva ventana con todas las tablas que tienes creadas en la base de datos. Entre ellas debe de aparecer la que acabas de crear AGENDA (o el nombre que le hayas asignado)
Selecciónala con el botón izquierdo del ratón y luego pulsa el botón Agregar. Si lo haces bien, verás que aparece una pequeña ventana en la parte superior izquierda de la pantalla con el nombre de la tabla (si no es así, vuelve a repetir la operación hasta que aparezca)
Pulsa el botón Cerrar
Fíjate que en la pequeña ventana que tienes arriba, aparecen los nombres de los campos de la tabla (nombre, apellidos, ciudad y teléfono)
En la parte de abajo aparece otra ventana más grande (que está vacía) llena de filas (campo, tabla, orden, mostrar, criterios, o)
Haz un doble clic con el botón izquierdo del ratón sobre el campo ‘Nombre’ (en la ventana pequeña de arriba). Si lo haces bien, verás que este campo aparece en la primera de las columnas de la ventana de abajo y que debajo del nombre del campo, aparece el nombre de la tabla
Repite lo mismo para el campo apellidos (haz un doble clic sobre él con el botón izquierdo del ratón)
Si lo has hecho bien, deberías tener dos columnas, una con el campo ‘nombre’ y otra a la izquierda con el campo ‘apellidos’
Para comprobar el resultado haz clic sobre el botón ‘Vista’ (en la parte superior de la ventana de Access, el primero de la izquierda, justo debajo de la palabra ‘Archivo’)
Si lo has hecho bien, verás que aparecen los datos de la tabla, pero solo el nombre y los apellidos, no aparecen los otros dos campos porque no han sido añadidos.

De momento, ya hemos aprendido una de las utilidades que pueden tener las consultas y es la de limitar el número de campos que se van a ver en la pantalla. Veamos otras utilidades más importantes aún:

Vuelve a pulsar el botón ‘Vista’ (en la parte superior de la ventana de Excel, el primero de la izquierda). De esta forma volvemos al diseño de la consulta
Fíjate ahora en la ventana grande de abajo. Existe una fila llamada ‘Criterios’. Esta fila nos va a servir para ‘limitar’ los registros que se van a ver en pantalla. Por ejemplo vamos a suponer que queremos ver los datos de las personas que se llamen ‘Antonio’
Sitúate en la casilla ‘Criterios’ de la primera columna (ya que es en esta columna donde está el campo ‘nombre’)
Escribe el nombre que quieres encontrar, es decir, ‘Antonio’ (sin las comillas)
Pulsa el botón ‘Vista’ (en la parte superior de la ventana de Access)
Si lo has hecho bien, solo verás dos registros, los de las dos personas que se llaman ‘Antonio’
Para volver al diseño de la consulta vuelve a pulsar el botón ‘Vista’
Ahora vamos a suponer que queremos ver solo los de las personas que se llamen Antonio, pero que se apelliden García, así que escribe en la fila de ‘Criterio’ en la segunda columna (la de los apellidos), el apellido que estamos buscando, es decir, ‘García’ (sin las comillas). De esta forma, ya hemos indicado a Access que estamos buscando el nombre ‘Antonio’ y el apellido ‘García’, ahora solo saldrán en pantalla los que tengan ese nombre y ese apellido
Pulsa el botón ‘Vista’ para comprobarlo

Si lo has hecho bien verás los datos de Antonio García que vive en Cádiz. Veamos qué otras posibilidades tenemos:

Vuelve a pulsar el botón ‘Vista’
Borra el apellido ‘García’ y vuelve a escribirlo una casilla más abajo (en la fila llamada ‘o:’). Esta fila llamada ‘o:’ es la que nos añadir criterios que no tienen que cumplirse a la vez. Si has escrito ‘Antonio’ y ‘García’ en dos filas distintas (uno más arriba que el otro), le estás diciendo a Access, que estás buscando las personas que se llamen ‘Antonio’ o las que se apelliden ‘García’, pero no necesariamente las dos cosas juntas.
Pulsa el botón ‘Vista’ para comprobarlo.
Si lo has hecho bien verás que aparecen Antonio García, Antonio Fernández y Ana García. Si te fijas estas tres personas o bien se llaman Antonio o bien se apellidan García (por eso aparecen). El único registro que no sale es el de Ana López, ya que ni se llama Antonio ni se apellida García
Fíjate que al haber escrito las dos condiciones (Antonio y García) en filas separadas, Access lo interpreta como que no tienen que cumplirse las dos a la vez. Cuando en el primer ejemplo escribiste las dos condiciones en la misma fila, solo aparecía Antonio García, ya que era el único que cumplía las dos condiciones a la vez

Para terminar la consulta selecciona la opción ‘Archivo’ en la parte superior de la ventana de Access y luego ‘cerrar’. Cuando hagas esto, Access preguntará si quieres que se guarde la consulta que acabas de crear. Pulsa el botón SI para guardar la consulta.

A continuación escribe el nombre de la consulta, este nombre debe ser lo más descriptivo posible, de forma que haga referencia a lo que busca la consulta. Por ejemplo, en este caso, podríamos llamar a nuestra consulta ‘Antonios y Garcías’, ya que lo que hace es buscar todas las personas que se llaman Antonio o se apellidan García.

Fíjate que aparece el nombre de tu consulta, ahora, cada vez que abras esta consulta (haciendo un doble clic sobre ella, por ejemplo) aparecerán en pantalla todas las personas que se llaman Antonio y las que se apellidan García

Vamos a crear una nueva consulta para comprender mejor el proceso

Asegúrate de que está activada la hoja ‘Consultas’ en la parte superior de la ventana de tu base de datos
Pulsa el botón Nuevo
Selecciona Vista diseño
Pulsa el botón Aceptar
Selecciona tu tabla (AGENDA), y pulsa el botón Agregar
Pulsa el botón Cerrar
Ahora vamos a añadir los cuatro campos que tiene la tabla a la consulta. Para ello, ve haciendo un doble clic sobre los nombres de los campos que tienes arriba a la izquierda (nombre, apellidos, ciudad y teléfono)
Una vez que tengas abajo las cuatro columnas rellenadas con los cuatro campos, muévete hasta la casilla ‘criterios’ del campo ciudad
Escribe ‘Cádiz’ (cuidado con el acento: tienes que escribirlo igual que lo tienes en la tabla)
Pulsa el botón ‘Vista’.
Si lo has hecho bien, aparecerán en pantalla los dos registros de Cádiz.
Vamos a suponer que necesitamos que aparezcan, además de los de Cádiz, los de Milán. Para ello, vuelve a pulsar el botón ‘Vista’, para volver al diseño de la tabla
Escribe en la casilla debajo de ‘Cádiz’, la otra ciudad que estamos buscando: Milán
Ahora Access buscará los registros que sean de Cádiz ó de Milán
Pulsa el botón ‘Vista’ para comprobarlo

Si aún no estás muy seguro de cómo funcionan las consultas, prueba tu mismo a realizar búsquedas de ciudades, apellidos o nombres y comprueba el resultado utilizando el botón ‘Vista’.

En el siguiente ejemplo veremos cómo crear consultas para campos con números. Ya verás que es muy parecido a las consultas con campos de texto.

Para ello crea la siguiente tabla con el nombre SUELDOS. Los campos nombre y apellidos son campos de tipo ‘texto’, y el sueldo puedes crearlo con un tipo especial que se llama ‘moneda’, este campo se utiliza cuando vamos a introducir cantidades de dinero

Nombre Apellidos Sueldo
Juan Gómez 100.000
Ana García 150.000
Pedro Sánchez 250.000
Marian López 200.000

Una vez que hayas creado la tabla, ciérrala, activa la hoja de ‘Consultas’, pulsa sobre el botón nuevo, agrega la consulta SUELDOS que acabas de crear y pulsa el botón Cerrar:

En esta tabla tenemos un campo que contiene números. Puedes crear una consulta utilizando este campo de la siguiente forma:

Añade los tres campos (nombre, apellidos y sueldo), haciendo un doble clic sobre cada uno de ellos en la ventana de la tabla (arriba a la izquierda de la pantalla)
Cuando hayas añadido los tres campos, vamos a establecer un criterio en el campo sueldo, muévete hasta la casilla correspondiente (se supone que ya sabes hacerlo) y escribe 150.000
Pulsa el botón ‘Vista’
Si lo has hecho bien, verás que aparece el registro de Ana García, ya que es la única que gana esa cantidad (150.000)
Vuelve a pulsar el botón ‘Vista’
Borra el criterio 150.000 que escribiste antes
Puedes utilizar también los signos ‘mayor que’ (>) o ‘menor que’ (<). Por ejemplo, escribe: >150.000
Access entiende esto como que quieres ver los que ganan más de esa cantidad. Pulsa el botón ‘Vista’
Si lo has hecho bien, verás que aparecen los registros de Pedro Sánchez (250.000) y Marian López (200.000), ya que son los únicos que ganan más de 150.000
Ten en cuenta que Ana García no puede aparecer ahora, ya que no gana más de 150.000. Habría aparecido si ganara 150.001, por ejemplo
Vuelve a pulsar el botón ‘Vista’
Cambia el criterio >150.000 por >=150.000 (solo tienes que poner un signo ‘=’ entre ‘>’ y ’150.,000′)
Vuelve a pulsar el botón ‘Vista’
Si te fijas ahora sí sale el registro de Ana García. ¿Por qué? Porque al indicar >=150.000, estamos diciendo a Access que buscamos números mayores o iguales(=) a 150.000, es decir, que de esta forma ‘entra’ en el criterio desde el número 150.000 en adelante
Pulsa el botón ‘Vista’ y cambia el criterio por <200.000
Pulsa el botón ‘Vista’
Fíjate que ahora aparecen Juan Gómez y Ana García, que son los dos que ganan menos (<) de 200.000. No aparece Marian López ya que gana exactamente 200.000, no menos Si cambias el criterio por <=200.000, verás que sí entra Marian López.

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