Informes en Access

Los informes nos sirven para realizar listados por impresoras de los datos de una tabla. Estos listados se pueden personalizar o bien utilizar un asistente (parecido al de los formularios)

De hecho, la función de los informes y los formularios es muy parecida: mejorar el aspecto de la tabla con colores, fondos, etc. La única diferencia, prácticamente, es que los formularios se utilizan para trabajar con la tabla en pantalla y los informes para realizar listados en la impresora.

Lo primero que vamos a necesitar es la siguiente tabla, así que créala y ten en cuenta que todos los campos serán de tipo texto menos ‘fecha’ que será de tipo ‘fecha/hora’, ‘casado’ que será de tipo ‘si/no’ y ‘sueldo’ que será de tipo ‘moneda’. Los campos de tipo ‘si/no’ aparecen luego en forma de casilla de selección, cuando vayas a rellenarlo verás que pulsando sobre el campo con el ratón se activa o se desactiva (representando el si y el no). Crea la tabla y dale el nombre: EMPLEADOS

Nombre Apellidos Departamento Fecha Casado Sueldo
Juan García A 10/10/84 Si 125.000
Ana García A 10/01/71 Si 112.000
Pedro Santurce B 21/09/70 No 175.000
Sandra Smith B 04/02/75 No 175.000

Para crear un informe nuevo puedes hacer lo siguiente:

Abre una base de datos que tengas ya creada (vale alguna que hayas creado siguiendo este tutorial, por ejemplo).
Activa la hoja ‘informes’ en la parte superior de la ventana de la base de datos
Pulsa el botón ‘nuevo’
Selecciona ‘asistente para informes’
En la casilla inferior (en blanco), selecciona la tabla EMPLEADOS
Pulsa el botón aceptar
Aquí aparecen dos paneles, uno a la izquierda (con los nombres de los campos de la tabla) y otro a la derecha (vacío). Los campos que pases al panel de la derecha serán los que aparezcan en el informe.
Para pasar campos al panel de la derecha, puedes utilizar los botones que están entre los dos paneles: (>) pasa un solo campo cada vez que lo pulsas, (>>) pasa todos los campos al panel de la derecha, (<) quita uno de los campos del panel de la derecha (<<) quita todos los campos del panel de la derecha
Añade todos los campos al panel derecho y pulsa el botón ‘siguiente’
El siguiente paso es el de ‘nivel de agrupamiento’. Aquí puedes indicar que el listado aparezca en ‘grupos’. ¿qué tipo de grupos? pues por ejemplo, en nuestra tabla existe un campo llamado DEPARTAMENTO, que contiene el departamente donde trabaja cada empleado. Si le indicamos a Access que agrupe el listado por este campo, hará que aparezcan primero los de un departamento y luego los de otro. Para ello haz clic sobre el campo DEPARTAMENTO y luego pulsa el botón ( > ) para añadirlo al panel de la derecha.
Pulsa el botón ‘siguiente’
En esta ventana tienes la posibilidad de añadir un ‘orden’ a la tabla. Por ejemplo, si estás haciendo un informe para una tabla que tiene nombres y apellidos, puede ser bastante útil ordenar la tabla primero por los apellidos y luego por los nombres, de forma que si hubiera dos hermanos, aparecería primero el que le correspondiera alfabéticamente según su nombre. Tienes cuatro casillas numeradas del 1 al 4. Pulsa sobre la primera y selecciona el campo ‘apellidos’. Este será el campo principal por el que se ordenará la tabla. Puedes hacer lo mismo en la segunda casilla y seleccionar ‘nombre’
Abajo tienes un botón llamado ‘opciones de resumen’. Este botón te permite añadir al final del listado algunas operaciones. Por ejemplo, podemos decirle a Access, que haga una media de los sueldos, por ejemplo. Para ello pulsa el botón ‘opciones de resumen’. Fíjate que aparece solo el nombre del campo ‘sueldo’ ya que es el único numérico con el que se pueden hacer operaciones. Puedes hacer las operaciones suma, promedio, máximo y mínimo sobre el campo, según la casilla que selecciones (prueba por ejemplo la del promedio)
Pulsa el botón ‘aceptar’
Pulsa el botón ‘siguiente’
El paso siguiente es muy sencillo. Tienes una serie de distribuciones disponibles (en pasos, esquema, bloque, etc.). Si seleccionas cada una de ellas, verás un ejemplo de cómo es en el panel de la izquierda. Algunas distribuciones aprovechan el papel mejor que otras, otras muestran líneas o cuadros. Más a la derecha puedes indicar si deseas que el papel aparezca en horizontal o en vertical. El horizontal está recomendado cuando se van a visualizar muchos campos. Como este no es el caso, déjalo en vertical. Selecciona una cualquiera y pulsa el botón Siguiente
Ahora puedes escoger un estilo. Los estilos se basan en tipos de letra, colores y líneas que den un aspecto homogéneo a la tabla cuando la imprimas. Selecciona el que más te guste y pulsa el botón ‘Siguiente’
Para terminar solo tienes que darle un nombre al informe, normalmente aparece indicado el mismo nombre que tiene la tabla que estás utilizando para hacer el informe, si no te gusta puedes cambiarlo.
Pulsa el botón ‘Terminar’
Si lo has hecho bien verás una vista preliminar del informe
Si lo quieres imprimir, selecciona ‘archivo’ en la parte superior de la ventana de Access. Luego ‘imprimir’ y luego ‘aceptar’

Nosotros podemos personalizar el informe una vez que ha sido creado de una forma muy parecida a como se haría con un formulario:

Pulsa el botón ‘Vista’ (debajo de ‘archivo’ en la parte superior de la ventana de Access)
De esta forma pasamos al diseño del informe
Quizás te parezca algo reliado lo que ves en pantalla, pero no es más que el esquema del informe. Básicamente tienes tres bandas o apartados: ‘Encabezado del informe’, ‘Detalle’ y ‘Pie del informe’. El encabezado representa lo que aparecerá en la parte superior del informe y el pie lo que aparecerá abajo. El detalle representa la zona donde van a aparecer los datos de la tabla (justo en el centro del informe)
En el apartado de detalle verás que aparecen los nombres de los campos dentro de unos recuadros:
Haz un solo clic con el botón izquierdo del ratón sobre cualquiera de los campos y no lo sueltes
Sin soltar el botón del ratón, arrastralo hacia cualquier dirección (arriba, abajo, izquierda o derecha, pero no lo saques de su sección)
De esta forma tan sencilla puedes modificar la posición de los campos en la pantalla
Para eliminar un campo del informe, haz clic sobre el y luego pulsa la tecla suprimir (Supr, a la derecha de la tecla Enter)
Para añadir un campo al informe selecciona la opción Ver en la parte superior de la ventana de Access
Selecciona ‘lista de campos’
Aparecerá una pequeña ventana con los nombres de todos los campos
Haz un dobre clic sobre el nombre del campo que quieras añadir y aparecerá en la ventana del informe
Ahora puedes pincharlo con el ratón y arrastrarlo hacia el lugar del informe que desees

También puedes modificar el aspecto de los campos de la siguiente forma:

Selecciona cualquiera de los campos que tienes en pantalla (haciendo un solo clic sobre él con el botón izquierdo del ratón)
Fíjate que en la parte superior de la ventana de Access tienes una serie de botones (parecidos a los que tienes en Word o Excel) para modificar el aspecto del texto. Si pulsas el botón que tiene una N oscura, aplicarás el estilo ‘negrilla’ al texto, es decir, que aparecerá más resaltado. Al lado tienes otros botones K y S que activan respectivamente cursiva (letra inclinada) y subrayado
Justo a la derecha tienes los botones de alineación, el primero alinea a la izquierda, el segundo al centro y el tercero a la derecha
Los tres botones que tienes a continuación son para modificar los colores, el primero (que tiene dibujado un cubo con pintura), modifica el color de fondo del cuadro. Para seleccionar el color, no debes pulsar justo encima del cubo, sino en el pequeño botón que está justo a su derecha (es un pequeño botón con un triángulo apuntando hacia abajo). Si pulsas este botón aparecerá una lista de colores disponibles. Selecciona el que más te guste.
El siguiente botón modifica el color del texto. Igual que en el botón anterior, debes pulsar sobre el botón pequeño que está al lado (el que tiene un triángulo apuntando hacia abajo)
El último de los tres botones modifica el color de las líneas. Puedes probarlo igual que los anteriores
Los dos últimos botones modifican respectivamente el ancho de las líneas del recuadro y el ‘efecto’. El efecto puede ser una sombra o un relieve, por ejemplo. Prueba distintas combinaciones
A la izquierda del botón de negrilla (N) tienes el tamaño de la letra. Mientras más grande hagas el número de esta casilla, más grande aparecerá el texto.
Más a la izquierda aún, tienes la fuente o tipo de letra. Depende de los tipos de letra que tengas instalados en tu ordenador, tendrás aquí más o menos posibilidades.

Una vez que hayas terminado de modificar el aspecto del informe, pulsa el botón ‘Vista’ para comprobar el resultado

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