Sumarsi en Excel
La función que vamos a ver a continuación es una función avanzada de Excel que nos permite hacer sumas o promedios selectivos. Para comprender el funcionamiento de esta función, escribe la siguiente tabla en una hoja vacía de Excel:
| A | B | C | D | |
| 1 | Producto | Precio | Cantidad | |
| 2 | TV | 50.000 | 1 | |
| 3 | PC | 150.000 | 2 | |
| 4 | TV | 50.000 | 2 | |
| 5 | ||||
| 6 | Total TV | |||
| 7 | Total PC |
En esta tabla aparecen reflejadas una serie de ventas de una tienda de electrodomésticos. Solamente hemos indicado tres ventas (dos televisores y un PC), aunque en la realidad, esta lista sería mucho más larga.
En la parte inferior aparecen dos títulos ‘Total TV’ y ‘Total PC’, que tienen que reflejar cuántos televisores y cuántos PCs se han vendido.
En este caso no podemos utilizar el botón de autosuma (que suma una columna entera de números), ya que aparecerían sumados los precios de los televisores y los PCs juntos (50.000 + 150.000 + 50.000), así que tenemos que solucionarlo de otra forma.
Lo ideal en este caso es utilizar la función sumar.si():
Sitúa el cursor al lado del rótulo ‘Total TV’, es decir, en la celda B6. Aquí es donde vamos a sumar los precios de todos los televisores vendidos.
Pulsa el botón de funciones (fx). Busca la función sumar.si(), y selecciónala.
Verás que aparece una nueva ventana con tres casillas. En esta ventana vamos a definir los parámetros de la función.
La primera casilla es la titulada: ‘Rango’. En esta casilla tenemos que indicar a Excel dónde está la tabla que vamos a sumar. En este caso, nuestra tabla comienza en la celda A1 y termina en la C4 (donde está la última cantidad) así que puedes indicar ‘A1:C4′ (sin las comillas). Esto indica a la función que debe utilizar la tabla que comienza en la celda A1 y termina en la C4. Es importante que escribas dos puntos (:) entre ambas direcciones de celda.
La seguna casilla es la titulada: ‘Criterio’. En esta casilla tenemos que indicarle a Excel qué es lo que queremos sumar, como estamos realizando el ‘Total de TV’, tendremos que indicarle que queremos sumar los televisores. Para ello tienes que escribir “TV” (INCLUYENDO las comillas), es importante que escribas las comillas dobles antes de TV y después de TV. También es importante que escribas “TV” y no “televisor”, por ejemplo, ya que en la tabla aparece así.
La tercera casilla es la titulada ‘Rango_Suma’. Aquí tenemos que indicar qué columna queremos que se sume. Estamos calculando el precio, y el precio está en la columna B, más concretamente, los precios comienzan en la celda B1 y terminan en la B4 (donde aparece el último precio), así que tendremos que escribir B1:B4
Pulsa el botón Aceptar. Si has realizado bien los pasos, debe aparecer el resultado de la suma de los televisores (50.000 + 50.000 = 100.000)
Puedes intentar hacer la suma de los PCs de una forma muy parecida:
Sitúa el cursor en la celda B7, que es donde tiene que aparecer la suma de los PCs vendidos
Pulsa el botón del asistente de funciones (fx) y busca la función sumar.si()
En la primera casilla: ‘Rango’ tienes que indicar dónde está la tabla en nuestra hoja. Al igual que en el caso anterior, nuestra tabla comienza en la celda A1 y termina en la C4, así que debemos indicar A1:C4 (con los dos puntos en medio)
En la segunda casilla ‘Criterio’ tienes que indicarle a Excel qué es lo que quieres sumar, como vamos a sumar los PCs, tienes que escribir ‘PC’ (sin las comillas)
En la tercera casilla ‘Rango_suma’ hay que indicar dónde están los números que queremos sumar (en este caso B1:B4)
Pulsa el botón Aceptar y, si has realizado bien los pasos anteriores, debería aparecer el total de PCs (como solo hay uno y vale 150.000, debería aparecer esta cantidad).
Prueba ahora tu a calcular la cantidad de televisores vendidos. Es prácticamente igual que en el caso anterior, pero los números que se van a sumar están en la columna C en lugar de la B (C1:C4 en lugar de B1:B4)
Por último calcula la cantidad de PCs vendidos
Bdsuma(), Bdpromedio(), Bdproducto(), Bdmin(), Bdmax()
Las funciones que vamos a ver trabajan de una forma muy parecida a otra función que quizás ya conozcas: sumar.si(). La diferencia es que no solo podemos hacer sumas, sino multiplicar, calcular promedios y el número más grande o más pequeño, según utilicemos una función u otra.
Tienes que tener claro que todas las funciones que vamos a ver se definen exactamente igual, si aprendes a manejar una de ellas, ya las has aprendido todas. Vamos a verlo en el siguiente ejemplo:
| A | B | C | D | |
| 1 | Corredor | Tiempo (en minutos) | ||
| 2 | Fast Slim | 50 | ||
| 3 | Aitor Tuga | 55 | ||
| 4 | Fast Slim | 57 | ||
| 5 | Aitor Tuga | 60 | ||
| 6 | Fast Slim | 62 | ||
| 7 | Aitor Tuga | 61 | ||
| 8 | Corredor | Corredor | ||
| 9 | Fast Slim | Aitor Tuga | ||
| 10 | Media | |||
| 11 | Mejor tiempo | |||
| 12 | Peor tiempo | |||
| 13 | Suma |
En esta tabla están representados los tiempos (en minutos, para no complicarlo mucho) que tardan dos corredores de maratón en completar un recorrido. El más rápido, evidentemente, será el que tarde menos minutos.
Para calcular las estadísticas de la parte inferior de la hoja (suma, media, mejor tiempo y peor tiempo) vamos a utilizar las funciones BD:
Sitúa el cursor en la celda B10, que es donde se va a calcular la media de tiempo de Fast Slim.
Pulsa el botón del asistente para funciones (fx) y selecciona la función Bdpromedio(). La función Bdpromedio() calcula la media de una serie de números
Verás que aparece una nueva ventana con tres casillas:
En la primera casilla ‘Base_de_datos’ tenemos que indicar donde está nuestra tabla. La tabla comienza en la celda A1 y termina en la celda B7 (la tabla donde están los tiempos de los corredores, que son los que vamos a promediar, por eso no se indica hasta la fila 13). Así que tienes que escribir A1:B7
En la segunda casilla ‘Nombre_de_campo’ tenemos que indicar qué columna se va a promediar. Nosotros podemos verlo claro, entre otras cosas, porque solo hay una columna que se puede promediar (la del tiempo), pero Excel no lo ve tan fácil, así que escribe en esta casilla B1. ¿Por qué B1? porque es la primera celda de la columna que queremos calcular).
Ya le hemos dicho a Excel que queremos calcular la media de la columna B, pero si no le indicamos nada, calculará la media de toda la columna. Como nosotros estamos intentando calcular la media del corredor Fast Slim, tenemos que indicarlo de alguna forma. Aquí es donde entra en juego la tercera casilla. ¿Cómo le podemos indicar a Excel que queremos calcular solo la media de Fast Slim?. Fíjate que en las celdas B8 y B9 aparecen las palabras ‘corredor’ y ‘Fast Slim’. Esto será suficiente para que Excel comprenda qué es lo que queremos así que escribe en la tercera casilla B8:B9.
Pulsa el botón Aceptar y, si has realizado bien los pasos, debería aparecer la media de tiempos de Fast Slim
Si es la primera vez que utilizas la función Bdpromedio() tienes aproximadamente un 40% de posibilidades de que te haya salido bien el resultado.Si te ha salido mal o te ha salido un error mira a continuación algunos de los errores más frecuentes que se cometen:
El error más común es el de no escribir los valores correctamente dentro de la hoja. Por ejemplo: Para Excel no es lo mismo Fast Slim que FastSlim o Fast Slim (con dos espacios en medio en lugar de uno). De igual forma, las cabeceras de las columnas deben estar escritas igual en todos sitios, por ejemplo: si en la celda A1 has escrito la palabra corredor y en la B8 corredores o al contrario.
Otro error muy común es el de dar espacios en blanco detrás de una palabra o frase por ejemplo: Podemos escribir en una celda Aitor Tuga con un espacio en blanco entre ambas palabras, esto es correcto. Pero no podemos dar un espacio en blanco al final, es decir, detrás de Tuga, ya que Excel lo tiene en cuenta y nosotros no vamos a verlo.
También puedes obtener errores si no has escrito la tabla que está al principio de esta hoja exáctamente igual en Excel. Ten en cuenta que los valores para las fórmulas que se han definido aquí están expresados según la tabla de arriba. Si en lugar de empezar a escribir en la celda A1, lo has hecho en la C4, no coincidirán las filas ni las columnas
Otros errores pueden ocurrir al teclear los valores en la ventana de la función. Por ejemplo, si tienes que escribir B8:B9 y, por error, tecleas B8:B8, por ejemplo.
Así que ya sabes, si no te ha salido a la primera, comprueba los cuatro puntos anteriores y vuelve a intentarlo
La forma de calcular el resto de las funciones es prácticamente igual. Para calcular la suma de tiempo de Fast Slim:
Sitúa el cursor en la celda B13, que es donde debe aparecer el resultado
Pulsa el botón del asistente para funciones (fx) y busca Bdsuma()
Verás que aparecen las mismas tres casillas que cuando utilizaste Bdpromedio()
Rellénalas de la siguiente forma:
Casilla 1 : ‘Base_de_datos’. A1:B7 (donde está la tabla con los datos)
Casilla 2 : ‘Nombre_de_campo’. B1 (esto indica a Excel que lo que se van a sumar son los números de abajo)
Casilla 3 : ‘Criterios’. B8:B9 (esto indica a Excel que solo queremos sumar los tiempos de Fast Slim)
Pulsa el botón Aceptar. Si no obtienes el resultado correcto comprueba la lista de posibles errores del apartado anterior.
Para calcular el mejor tiempo, vamos a utilizar la función Bdmin(). Esta función nos devuelve el número más pequeño de la lista. Sitúa el cursor en la celda B11 y busca en el asistente de funciones Bdmin(). Sigue los mismos pasos que realizaste para las funciones Bdsuma() y Bdpromedio().
Para calcular el peor tiempo, utiliza la función Bdmax() de la misma forma que utilizaste Bdmin() o cualquiera de las otras.
Calcula los resultados para Aitor Tuga
Hola: querí consultarles si en Excel podía existir el error de una suma. Tengo tiempos de inici tiempos de finalización y en otra columna la resta final – inicial. Cuando sumo esa columna me da un número mucho mayor al esperado. pero no encuentro el error
Muchas gacias
Inés, si estás sumando tiempos ten en cuenta que la suma va a considerar que los valores son números, no fechas u horas, por eso te puede dar un valor aparentemente erróneo.
fue de gran ayuda tu tutorial, es justo lo que buscaba, gracias
Buenas mañanas para toda latinoamerica, queria que me pasen un ejemplo por favor.
atte. MEEEEEEEEE.
gracias
sos perezosa y q
Tengo que seguir practicando este capitulo je je je, se me complico o me puse haragan ja ja ja, el tutorial está bastante claro.